КЭДО в деле: опыт внедрения

Работа с бумажными документами уходит в прошлое. Сегодня у современных технологичных компаний не стоит вопроса о том, чтобы решиться на внедрение системы ЭДО, это уже сделали многие. Вопрос, как выбрать оптимальную информационную систему из тех, что представлены на рынке? Задачи такой системы - обеспечивать подписание электронного документа сторонами трудовых отношений, фиксацию этого факта и в последующем хранить документ в соответствии с установленными сроками (абз. 2 ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

В этом году мы решили внедрить КЭДО на проектах предоставления труда временного персонала и аутсорсинга бизнес-процессов, в первую очередь, где есть сотрудники, работающие дистанционно. Поделюсь с вами факторами, на которые нужно обратить внимание при выборе и внедрении электронного документооборота с сотрудниками.

Готовы ли сотрудники?

Это, наверное, самый важный фактор на первом этапе. Необходимо учитывать готовность целевой аудитории к такой практике, уровень развития цифровых навыков: рабочему персоналу из глубинки скорее всего будет сложно объяснить, как пользоваться сервисом, и подходящая техника у таких сотрудников есть не всегда. Но и грамотные пользователи ПК, офисные работники, не всегда согласятся работать в таком режиме.

Первыми мы решили опробовать КЭДО на проекте, где работали сотрудники call-центра: женщины, владеющие современными технологиями. На презентационной встрече одна из сотрудниц выразила явный протест против обмена документами электронно: имея опыт работы в продаже недвижимости, она была уверена, что ее электронная подпись может быть использована в мошеннических схемах, и категорически отказалась, негативно настроив и остальных сотрудников.

Мы подготовили подробную презентацию с рассказом о типах электронных подписей, о формате и возможностях работы (при продаже недвижимости используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), мы же в кадровом документообороте используем усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), которая не может быть использована при продаже имущества и других значимых операциях), об удобстве для сотрудников, но, к сожалению, сотрудницу это не убедило, и в итоге из 60 участников проекта согласились работать по ЭДО только 13! Будем убеждать сотрудников дальше.

Критерии выбора информационных систем

Стоимость

Один из важнейших критериев, и здесь стоит обратить внимание, в первую очередь, на следующий аспект: у поставщиков может быть две системы работы, одна из которых предполагает оплату за посадочное место (сертификат), и в этом случае при увольнении сотрудника вам не придется платить повторно, при другой же – стоимость ЭЦП для сотрудника ниже, но при замене сотрудника вы вновь будете производить оплату. В случае если на предприятии есть текучесть кадров, затраты во втором варианте могут вырасти ощутимо.

Некоторые провайдеры также тарифицируют весь КЭДО по количеству документов (оплата за каждый документ) – для нас это тоже было важным критерием, так как объем документов у нас как у поставщика услуг, особенно на этапе оформления, значительно больше, чем у обычного работодателя.

Используемые виды подписей и стоимость их выпуска

Возможность работать с разными видами электронной цифровой подписи (ЭЦП) предоставляют все разработчики. Удобно создание облачных УНЭП для работников прямо в оболочке информационной системы, что позволяет создавать эти подписи мгновенно и тут же начинать обмен. Иногда цена за ЭЦП встроена в лицензию доступа, иногда стоит отдельной строкой в прайсе.

Стоимость выпуска усиленной квалифицированной подписи для работодателя (УКЭП) также может отличаться в зависимости от того, есть ли у поставщика собственный удостоверяющий центр или они обращаются к сторонним организациям.

Интеграция

Почти все представленные на рынке провайдеры обеспечивают интеграцию с коробочной версией 1С: Зарплата и управление персоналом, в нашем же случае используется другая система, и мы искали поставщика, который сможет обеспечить интеграцию для нас, чтобы не делать двойную работу.

Интеграция с другими системами – например, с ATS – тоже может быть очень полезной.

Наличие различных интерфейсов для входа

Удобно, когда система имеет и web-интерфейс для входа на компьютере, и мобильную версию страницы, адаптированную для работы со смартфона. У некоторых систем дополнительно предлагается собственное мобильное приложение. Но есть и такие системы, которые не адаптированы под работу со смартфона вовсе – а далеко не у всех работников есть персональный компьютер на рабочем месте или дома. Обязательно стоит изучить, насколько интуитивно понятно работать с системой, насколько интерфейс дружелюбен и какое обучение есть для сотрудников (видеоролики, понятные инструкции), иначе при внедрении можно столкнуться с серьезным сопротивлением персонала.

Очень удобно, когда у системы есть интеграция с Телеграм – по себе лично могу сказать, что это здорово облегчает работу: приходят уведомления, даже если ты не находишься на рабочем месте, и не нужно ставить дополнительное мобильное приложение.

В выбранном нами решении не хватает опции, на которую я рекомендую обратить внимание: напоминание о необходимости подписать документ (в момент, когда подписание просрочено, документ просто становится красным). На мой взгляд, должна быть реализована превентивная работа с постоянным напоминанием сотруднику, которая поможет избежать просрочки.

Еще один момент, на который я бы обратила внимание, - наличие возможности обмениваться с сотрудником документами, которые не требуют подписания с двух сторон. Например, отправить сотруднику образцы бланков (заявления, согласие на обработку ПД). Конечно, их можно отправить по электронной почте, но лучше иметь единое окно для обмена документами, чтобы сотрудник к нему привык и соблюдалась дисциплина.

Облако или локальное развертывание

При выборе облачной версии вы получаете доступ к цифровому пространству для работы. Если вы покупаете коробочную версию, специалисты будут инсталлировать программу на ваше оборудование. Первый вариант проще и дешевле. Во втором случае у вас появляется больший контроль над системой, но необходимо место на локальных серверах и обслуживать систему придется самостоятельно.

Сервисное обслуживание

Вам несомненно понадобится обучение сотрудников работе в КЭДО, техподдержка, помощь во внедрении и даже готовый пакет локальных актов для утверждения . У кого-то все эти опции включены в стоимость за пользование сервисом, а кто-то предложит эти сервисы только за отдельную плату.

Решения по архивированию

Многие кадровые документы необходимо хранить свыше 50 лет. Выбирая поставщика, необходимо убедиться в стабильности компании, ее долгосрочности. Важна также безопасность архивов и техническая возможность не терять архивы в случае ухода с рынка поставщика.

Наличие минимального количества пользователей для запуска

У некоторых разработчиков есть ограничение по количеству сотрудников, например, не меньше 100, чтобы они взялись за реализацию проекта. Небольшому предприятию придется выбирать другого поставщика КЭДО, даже если все остальные условия их устроят.

Интересным представляется анонсируемый запуск КЭДО на Государственной платформе «Работа в России», которая планирует предоставлять доступ к своей системе бесплатно. Немаловажно, что работнику будет разрешено подписывать многие кадровые документы простой электронной подписью (ПЭП), оформленной через портал госуслуг, что тоже позволит сэкономить работодателю. «Работа в России» обещает «вечное» хранение документов. Если все обещанное Порталом будет реализовано и реализовано качественно, то «Работа в России» с КЭДО коммерческих систем смогут составить друг другу серьезную конкуренцию.

Наверное, автоматизация кадрового документооборота и перевод его в электронный вид – мечта любого кадровика. Пока я могу сказать, что КЭДО – это хороший формат, который помогает снизить затраты, повысить экологичность бизнеса за счет экономии бумаги и чернил, обеспечить удобство подписи документов в любое время в любом месте, возможность контроля наличия подписи на всех необходимых документах в режиме реального времени. Жаль, что с помощью этой системы нельзя подписывать документы на увольнение (законом это запрещено). Могу отметить, что большинство решений на рынке пока еще «сырые», фактически продукты находятся на этапе тестирования, когда пользователи сами предлагают улучшения и помогают сделать систему более полезной. Уверена, так и будет.

Мария Фрольцова

Больше о задачах современного HR вы найдете в выпуске журнала HR-мудрость за 4 квартал 2022 года "Идеальный шторм"